Bilanço esasında aşağıdaki defterlerin tutulacağı, 213 sayılı VUK’un 182. maddesinde düzenlenmiştir.
- Yevmiye defteri,
- Defteri kebir,
- Envanter defteri,
Yevmiye Defteri
Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gerekli muamelelerin tarih sırasıyla ve madde halinde tertipli olarak yazıldığı defterdir.
Yevmiye defteri ciltli ve sahifeleri müteselsil sıra numaralıdır. Mükellefler diledikleri takdirde yevmiye defteri ve tutulması zorunlu diğer defterlerini müteharrik yapraklı olarak kullanabilirler. Bu durumda noterlerce tasdik işlemi yapılırken verilen tasdik numarasının da mühürle birlikte her sayfada yer alması gereklidir ve 5 yıl saklanması zorunludur.
Defter-i Kebir
Defteri kebir, yevmiye defterine geçirilmiş olan muameleleri buradan alarak usulüne göre hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir.
Defter-i kebirde kayıtların, tarih, yevmiye numarası, meblağı, toplu hesaplarda yardımcı nihai hesapların isimlerini, içermesi gerekmektedir.
Envanter Defteri ve Envanter Çıkarmak
Envanter defterine işe başlama tarihinde ve müteakiben her hesap döneminin sonunda çıkarılan envanterler ve bilançolar kaydolunur ve bu tarihe "Bilanço günü" denir. Envanter defteri ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olur.
Mükellefler, 213 sayılı VUK’un 186. maddesine göre, bilanço günündeki mevcutları, alacakları ve borçlarını saymak, ölçmek, tartmak ve değerlemek suretiyle kesin bir şekilde ve müfredatlı olarak tespit ederek, envanter çıkartma işlemini yaparlar. Söz konusu mevcutlar, alacaklar ve borçlar işletmeye dahil iktisadi kıymetleri ifade eder. Şu kadar ki, ticari teamüle göre tartılması, sayılması ve ölçülmesi mutat olmayan malların değerleri tahminen tespit olunur.
Ferdi teşebbüslerde, mükellefin sahip olduğu bina ve arazi hakkında aşağıda yazılı esaslar geçerli olur.
- Fabrika, ambar, atölye, dükkan, mağaza ve arazi işletmede ister kısmen, ister tamamen kullanılsınlar değerlerinin tamamı üzerinden envantere alınır.
- Ticaret hanları gibi oda oda veya kısım kısım kullanılabilen binalarla evlerin ve apartmanların yarısından fazlası işletmede kullanıldığı takdirde envantere dahil edilir.
- Envantere alınan gayrimenkullerin kullanış tarzlarında sonradan vaki olacak değişiklikler, hesap yılı içinde dikkate alınmaz.
Yukarıdaki şekliyle hazırlanan envanterler prensip olarak defter üzerine çıkarılır. Ancak, işlerinde geniş ölçüde ve çeşitli mal kullanan müesseseler envanterlerini listeler halinde düzenleyebilirler.
İşletme Hesabı Esasında Tutulacak Defterler
İşletme hesabı esasında işletme hesabı defteri (İşletme hesabını ihtiva eden) tutulur. İşletme hesabı defterlerinin sol tarafını giderler, sağ tarafını ise hasılat oluşturur. Gider kısmına, satın alınan mallar veya yaptırılan hizmetler karşılığında ödenen veya borçlanılan paralar ve işletme ile ilgili diğer bütün giderler, hasılat kısmına ise, satılan mal bedeli veya yapılan hizmet karşılığı olarak tahsil edilen paralarla tahakkuk eden alacaklar ve işletme faaliyetinden elde edilen diğer bütün hasılat, kaydolunur.
Gayrimenkuller ve tesisat gibi amortismana tabi olan kıymetler işletme hesabına intikal ettirilmez. Ancak, amortisman listesi tutulmak suretiyle bu kıymetler üzerinden her yıl ayrılan amortismanlar gider kaydolunabilir.
Günümüzde teknolojinin hızlı yükselişi ile birlikte bu defterlerinde çoğu dijitalleşmiş durumdadır. Ofissassist muhasebe programı bu alanda size büyük kolaylıklar sağlamaktadır. Envanter kayıtlarınızı ve birçok muhasebe işlemlerinizi akıllı iş yazılımı ve “muhasebe programı” ile sunmaktadır.
